{"id":405,"date":"2020-09-18T09:54:12","date_gmt":"2020-09-18T09:54:12","guid":{"rendered":"https:\/\/sporsheim.viralmedia.no\/?page_id=405"},"modified":"2022-08-15T11:56:20","modified_gmt":"2022-08-15T11:56:20","slug":"tips-og-rad-om-utarbeidelse-av-tilbud-hvordan-oke-vinnersjansene","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/sporshe.im\/aktuelt\/tips-og-rad-om-utarbeidelse-av-tilbud-hvordan-oke-vinnersjansene\/","title":{"rendered":"Tips og r\u00e5d om utarbeidelse av tilbud. – Hvordan \u00f8ke vinnersjansene?"},"content":{"rendered":"

Etter en utfordrende periode vil norske myndigheter ha hjulene i gang igjen, og de har varslet at offentlig sektor kommer til \u00e5 utlyse flere kontrakter enn vanlig i tiden fremover.\u00a0 For mange leverand\u00f8rer er disse oppdragene viktigere enn noensinne, og konkurransen desto t\u00f8ffere. Det er v\u00e5r erfaring at mange tilbud kan bli betydelig bedre kun hjelp av sm\u00e5 grep.\u00a0<\/strong><\/p>\n

I denne artikkelen belyser vi hvordan du som leverand\u00f8r kan sette inn st\u00f8tet der dette gir best uttelling – og dermed st\u00f8rst mulighet for \u00e5 dra kontrakten i havn.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Del 1 \u2013 Forberedelser\u00a0\u00a0<\/span><\/h2>\n

Overv\u00e5ke markedet\u00a0<\/span><\/h3>\n

Som i alle andre konkurranser, er oppvarming alfa og omega. Som leverand\u00f8r til det offentlige m\u00e5 din bedrift ha en tydelig strategi. Hvilke avtaler passer deres profil? Hvilke konkurranser skal dere delta i, og hvilke er det ikke hensiktsmessig \u00e5 bruke tid og ressurser p\u00e5?\u00a0<\/span><\/p>\n

N\u00e5r en <\/span>har<\/span> bestemt seg for \u00e5 delta, er det viktig \u00e5 opparbeide gode rutiner for \u00e5 fange opp relevante anbudskonkurranser.<\/span><\/p>\n

Eksempelvis tilbyr b\u00e5de systemene Visma og Mercell varslingstjenester, som gj\u00f8r jobben med \u00e5 finne konkurransene langt enklere. Andre kanaler er selvf\u00f8lgelig Doffin og TED, men ogs\u00e5 oppdragsgivers nettside og lokale media.\u00a0<\/span><\/p>\n

Det er videre fullt mulig \u00e5 ta en telefon til oppdragsgiver og unders\u00f8ke hvilke planer oppdragiver har for fremtidige anskaffelseskonkurranser. N\u00e5r det gjelder konkurranser under den s\u00e5kalte terskelverdien p\u00e5 1,3 MNOK, kan det at oppdragiver kjenner til akkurat din virksomhet, v\u00e6re avgj\u00f8rende for at du blir invitert med i konkurransen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Analysere konkurransen\u00a0<\/span><\/h3>\n

Det neste steget er \u00e5 analysere konkurransen. Gj\u00f8r deg godt kjent med\u00a0oppdragsgivers behov og legg en plan. Som leverand\u00f8r m\u00e5 du oppfylle\u00a0form\u00e5let\u00a0med kontrakten. Studer derfor oppdraget n\u00f8ye. Lag en liste over krav som m\u00e5 oppfylles og frister som m\u00e5 holdes.<\/span><\/p>\n

Dersom noe er uklart, har dere mulighet til \u00e5 stille sp\u00f8rsm\u00e5l til oppdragsgiver.\u00a0 Dette b\u00f8r ideelt sett gj\u00f8res i god tid f\u00f8r tilbudsfristens utl\u00f8p. V\u00e6r ogs\u00e5 oppmerksom p\u00e5 at alle sp\u00f8rsm\u00e5l (i anonymisert form) og svar blir formidlet til samtlige interessenter.<\/span><\/p>\n

I analysen er det ogs\u00e5 viktig \u00e5 tenke n\u00f8ye gjennom hva oppdragsgiver <\/span>egentlig<\/span><\/i> er ute etter.\u00a0 Kan du tenke deg underliggende behov som ikke er helt konkret beskrevet i dokumentene?\u00a0<\/span><\/p>\n

Et godt tilbud krever ressurser og ikke minst tid. S\u00e5 v\u00e6r kritisk n\u00e5r dere leser konkurransegrunnlaget, er dette noe dere har en realistisk sjanse til \u00e5 vinne? Husk ogs\u00e5 at dersom du leverer tilbud, s\u00e5 er dette juridisk bindende.\u00a0Det kan kanskje v\u00e6re fristende \u00e5 overdrive kompetanse eller mulighet til \u00e5 levere for \u00e5 vinne, men dere m\u00e5 st\u00e5 ved det som er lovet dersom dere f\u00e5r kontrakten.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Del 2 \u2013 Kvalifikasjonsfasen<\/span><\/h2>\n

Kvalifikasjonsfasen retter seg utelukkende mot leverand\u00f8rene, og det er i denne fasen det avgj\u00f8res om en leverand\u00f8r er \u00abgod nok\u00bb til \u00e5 v\u00e6re med i konkurransen. Dersom kravene ikke er oppfylt, har oppdragsgiver ikke noe valg, men plikter \u00e5 avvise leverand\u00f8ren fra konkurransen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Form\u00e5let med kvalifikasjonskrav er \u00e5 sikre at den som f\u00e5r kontrakten har de n\u00f8dvendige musklene, b\u00e5de \u00f8konomisk og faglig, til \u00e5 kunne gjennomf\u00f8re kontrakten. Kvalifikasjonskrav knytter seg som regel til \u00f8konomisk og finansiell kapasitet, samt tekniske og faglige kvalifikasjoner.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ofte er imidlertid kvalifikasjonskravene relativt vagt formulert, og det kan v\u00e6re vanskelig \u00e5 forst\u00e5 hvor terskelen ligger.\u00a0 For \u00e5 klargj\u00f8re det n\u00e6rmere innholdet i kvalifikasjonskravene, vil vi anbefale \u00e5 finlese de tilh\u00f8rende dokumentasjonskravene, som ofte gir en tydeligere pekepinn p\u00e5 hva som egentlig kreves.\u00a0<\/span><\/p>\n

Husk \u00e5 ogs\u00e5 levere fullstendig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Selv om oppdragsgiver har en rett til \u00e5 be om ettersendelse\/avklaringer av denne type dokumentasjon, har oppdragsgiver i de fleste situasjoner ikke plikt til dette. Dermed er dette ikke verdt \u00e5 ta sjansen p\u00e5.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Del 3 \u2013 Tilbudsfasen\u00a0<\/span><\/h2>\n

Avvisning\u00a0<\/span><\/h3>\n

Etter at du som leverand\u00f8r er funnet kvalifisert til \u00e5 delta i konkurransen, blir tilbudet deres vurdert. F\u00f8rste bud i denne fasen er da \u00e5 unng\u00e5 at tilbudet avvises.\u00a0<\/span><\/p>\n

Det finnes regler som b\u00e5de gir oppdragsgiver plikt til avvising av tilbud, og regler som gir oppdragsgiver rett til dette.<\/span><\/p>\n

I denne fasen er det s\u00e6rlig viktig \u00e5 v\u00e6re oppmerksom p\u00e5 at avvik fra anskaffelsesdokumentene gir risiko for avvisning. Og dersom det er tale om et s\u00e5kalt \u00abvesentlig\u00bb avvik, <\/span>plikter <\/span>oppdragsgiver \u00e5 avvise tilbudet. Hva som er et vesentlig avvik beror p\u00e5 en konkret vurdering. Det er viktig \u00e5 merke seg at dersom det. er tale om avvik fra et <\/span>minstekrav<\/span>, s\u00e5 vil dette nesten automatisk anses for \u00e5 v\u00e6re vesentlig.\u00a0<\/span><\/p>\n

Et eksempel p\u00e5 hvor lite som skal til f\u00f8r avvik fra minstekrav gir avvisningsplikt, er KOFAs avgj\u00f8relse i sak nr. 2017\/186. Her hadde oppdragsgiver bedt om tilbud p\u00e5 datamaskiner, med krav om at skjermen m\u00e5tte v\u00e6re 24 tommer. Klager i saken hadde tilbudt skjerm p\u00e5 23,8 tommer og ble avvist. Han fikk ikke medhold i at avvisningen var feil. Dette fordi KOFA kom til at kravet m\u00e5tte forst\u00e5s som et minstekrav, og det spilte da ingen rolle at avviket bare var 0,2 tommer.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Oppfyllelse av tildelingskriterier\u00a0<\/span><\/h3>\n

S\u00e5fremt tilbudet g\u00e5r klar av avvisningsreglene, s\u00e5 er man kommet til det avgj\u00f8rende punktet i konkurransen, nemlig tildelingsevalueringen. Det er her slaget st\u00e5r om hvilket tilbud som skal tildeles kontrakten.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ved utarbeidelsen av tilbudene er det viktig \u00e5 ha i bakhodet at oppdragsgiver er bundet av tildelingskriteriene som er angitt. Oppdragsgiver kan dermed ikke premiere andre forhold enn det som omfattes av disse. Det vil si at dersom pris er det eneste tildelingskriteriet, vil dere eksempelvis ikke kunne bel\u00f8nnes for \u00e5 tilby bedre kvalitet enn de andre tilbyderne.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

For \u00e5 oppn\u00e5 mest mulig poeng m\u00e5 tilbyderne bevisst innrette sine tilbud etter hvilken prioritering oppdragsgiver har gitt de ulike kravene. Mye kan sies om poengberegningsmodeller, og det kan v\u00e6re vanskelig \u00e5 forutse hvor mye en prisforskjell faktisk utgj\u00f8r i poeng. Dette g\u00e5r vi ikke n\u00e6rmere inn p\u00e5 her, utover \u00e5 p\u00e5peke at en poengberegningsmodell uansett skal v\u00e6re egnet til \u00e5 premiere relevante forskjeller i et tilbud.\u00a0<\/span><\/p>\n

Det er ogs\u00e5 viktig \u00e5 optimalisere tilbudet mest mulig, husk derfor p\u00e5 f\u00f8lgende:\u00a0<\/span><\/p>\n

\u203a Tilbudet skal v\u00e6re lett \u00e5 lese, det skal se oversiktlig og \u00abbra ut\u00bb.<\/span><\/p>\n

\u203a Oppdragsgiver skal raskt finne frem til det de \u00f8nsker \u00e5 lese: Bruk korte avsnitt og korte setninger.<\/span><\/p>\n

\u203a Det er leverand\u00f8ren som har risiko for uklarheter i sitt tilbud. – Unng\u00e5 derfor ord som er egnet til \u00e5 medf\u00f8re tvil om hva som egentlig blir tilbudt, som f.eks. \u00abhvis\u00bb, \u00abkanskje\u00bb,\u00a0\u00ablitt\u00bb\u00a0og\u00a0\u00abdelvis\u00bb.<\/span><\/p>\n

\u203a Dersom din bedrift ofte leverer tilbud, utarbeid maler. Dette vil spare selskapet for tid og ressurser hver gang tilbud skal inngis.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Del 4 – Om en likevel taper konkurransen \u2013 hva n\u00e5?\u00a0<\/span><\/h2>\n

Om det ikke skulle g\u00e5 deres vei, er det likevel flere muligheter.\u00a0<\/span><\/p>\n

Etter tildeling, vil man som regel ha kort tid p\u00e5 seg til \u00e5 handle f\u00f8r kontrakt inng\u00e5s. Dere b\u00f8r umiddelbart f\u00e5 klarlagt faktum best mulig, noe som gj\u00f8res ved \u00e5 be om utvidet begrunnelse og innsyn i andres tilbud. Ta videre en prat med din juridiske r\u00e5dgiver eller bransjeforening. \u2013 B\u00f8r du klage?<\/span><\/p>\n

Og hva vil man i tilfelle fors\u00f8ke \u00e5 oppn\u00e5 med en klage? Er det \u00e5 f\u00e5 tildelt kontrakten eller \u00e5 f\u00e5 erstatning for feilen som er beg\u00e5tt? Her er <\/span>karensfristen<\/span> sentral \u2013 f\u00f8r denne er ute har oppdragsgiver ikke lov \u00e5 inng\u00e5 kontrakt med valgte leverand\u00f8r, og tildelingen kan fremdeles omgj\u00f8res. Etter at kontrakt f\u00f8rst er inng\u00e5tt, vil det imidlertid kun v\u00e6re erstatning som er aktuelt.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dersom klagen ikke tas til f\u00f8lge av oppdragsgiver, er sp\u00f8rsm\u00e5let om man vil g\u00e5 videre med saken, enten for domstolene eller KOFA. Det finnes her flere ulike spor \u00e5 f\u00f8lge, avhengig av om dere \u00f8nsker \u00e5 stanse kontraktsinng\u00e5elsen eller \u00e5 kreve erstatning.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ta kontakt med oss om du trenger r\u00e5d ved utformingen av tilbud, underveis i prosessen eller etter en tildeling.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\n

\"\"<\/p>\n

 <\/p>\n

Advokatfirmaet Sporsheim bist\u00e5r jevnlig i saker hvor dette temaet er aktuelt. Ta gjerne kontakt med advokat Ingvild Sletteb\u00f8 p\u00e5 ingvild.slettebo@sporsheim.no eller telefon 71 25 20 00 ved sp\u00f8rsm\u00e5l.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Etter en utfordrende periode vil norske myndigheter ha hjulene i gang igjen, og de har varslet at offentlig sektor kommer til \u00e5 utlyse flere kontrakter enn vanlig i tiden fremover.\u00a0 For mange leverand\u00f8rer er disse oppdragene viktigere enn noensinne, og konkurransen desto t\u00f8ffere. Det er v\u00e5r erfaring at mange tilbud kan bli betydelig bedre kun … Les videre<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"parent":282,"menu_order":5,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"jetpack_post_was_ever_published":false,"footnotes":""},"acf":[],"jetpack-related-posts":[],"jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/P73CYB-6x","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/405"}],"collection":[{"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=405"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/405\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":521,"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/405\/revisions\/521"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/282"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sporshe.im\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=405"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}